Operatie2020-03-31T08:34:15+00:00

Operationele hulp

Corona-desk is een initiatief vanuit EIFFEL
om organisaties te helpen

Operationeel contact
Ga naar EIFFEL
Neem contact op

Meest gelezen

Operationele vragen

Hoe kun je werken op afstand met gevoelige klantdata?2020-03-26T21:33:56+00:00

In deze tijd van thuiswerken is Nederland extra gevoelig voor cyberaanvallen van hackers. Nu vrijwel iedereen vanuit huis werkt, zijn er extra risico’s dat hackers gevoelige klantdata proberen te bemachtigen. Hierbij valt de denken aan financiële klantgegevens, wachtwoorden, gegevens over gezondheid, persoonsgegevens, etc.

Daarom is het van essentieel belang om de volgende zaken goed te regelen:

  • Werk met een token. Op deze manier kan alleen jij thuis inloggen op het netwerk en blijf je werken via het beveiligde netwerk van je opdrachtgever.
  • Zorg ervoor dat niet iedere werknemer in alle mappen kan. Beveilig de mappen en geef enkel de medewerkers die in die mappen moeten hiertoe toegang toe.
  • Alle bestanden moeten worden opgeslagen op de netwerkschijf, en niet op een eigen laptop.
  • Zorg voor een veilige data-overdacht. In principe kun je dit beter niet doen via e-mail, WeTransfer of een dergelijk platform. Gebruik een erkende en beveiligde manier zoals mSafe.
  • Blijf elkaar uitdagen met de vraag of er veilig wordt gewerkt. Het is heel makkelijk om na een aantal dagen thuis werken te denken: ‘het gaat wel prima’.

Het is een lastige tijd, waarin het risico op hacking groter is geworden. Wees hier samen met collega’s scherp op. Neem bovenstaande opsomming in acht en daag elkaar uit om het zo veilig mogelijk te houden.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn belangrijkste processen ook op afstand duidelijk zijn?2020-03-26T21:38:53+00:00

Om processen inzichtelijk te maken kan je denken aan de volgende stappen

Stap 1: Een data-analyse bijvoorbeeld met Proces Mining

Door een analyse van data uit de relevante systemen en/of applicaties wordt een visueel, objectief, cijfermatig beeld gecreëerd van het proces. Dit vormt direct een helder inzicht in hoe het proces daadwerkelijk loopt en is daarmee het startpunt voor de interviews en het opgetekende proces.

Stap 2 Online Interviews

De betrokken medewerkers worden geïnterviewd over het betreffende proces.  Deze interviews fungeren als een toets moment; de eerder opgedane kennis uit de data-analyse wordt tijdens deze gesprekken geverifieerd en gevalideerd.

Stap 3 Deel de eerste versies van het opgetekende proces

Deel de eerste versie van het opgetekend proces met de representatieve groep medewerkers en identificeer gezamenlijk knelpunten. Omdat het proces gezamenlijk gedeeld wordt, ontstaat er meer begrip voor elkaars werkzaamheden, de impact van het eigen handelen op collega’s en  draagvlak voor uniform werken.

Stap 4 Definitieve vastlegging

De in kaart gebrachte processen worden volgens de standaarden van de organisatie vastgelegd en overgedragen aan de organisatie.

WAT IS HET RESULTAAT?

  • Heldere, eenduidige en vastgelegde processen in het gewenste format
  • Een gedeeld beeld van het proces
  • Een fundament om op te bouwen
  • Medewerkers die in staat zijn zelf processen te visualiseren
  • Aanknopingspunten voor het optimaliseren van het proces
Welke projecten kan ik wel en welke kan ik niet laten doorlopen?2020-03-26T14:10:42+00:00

Deze crisis vraagt om een kritische blik naar lopende projecten. We willen natuurlijk het werk door laten lopen en afronden terwijl we daarnaast iedereen zoveel mogelijk op een effectieve en efficiënte manier aan het werk houden, maar de realiteit zegt ons dat dit niet altijd haalbaar is.

Door het inmiddels vaste thuiswerken, het niet met elkaar op de vloer zijn maar de voor sommige projecten fysieke noodzaak van samenzijn zijn niet alle projecten meer goed, of met grootse moeite te realiseren. Het is goed om de vraag te stellen of het, ondanks wellicht met veel moeite nog wel haalbaar, wenselijk is om een project af te ronden op dit moment.

Dit is niet zomaar een beslissing die je neemt, dus zorg ervoor dat deze weloverwogen is. Een goed instrument is het gebruiken van een impact-effort matrix. Deze matrix helpt je te bepalen wat de verhouding is tussen de inspanning die geleverd moet worden om een bepaald resultaat (zoals het afronden van het project) is ten opzichte van de impact van het project.

Doe dit vooral niet alleen. Jij bent eindverantwoordelijk, maar in tijdens als deze is het zeer belangrijk je team hier hun stempel op te laten drukken. Zij voeren veel van de inhoud uit en weten dus goed wat wel en niet haalbaar is. Daarbij geef je het team hierbij een stuk verantwoordelijkheid wat goed is voor het teammoraal en eigen gevoel van in control zijn tijdens het werken op afstand.

Samen bepaal je welke projecten goed te doen zijn om af te ronden en welke projecten lastiger zijn. Lukt het jullie allemaal? Geweldig! Gaat een specifiek project wel erg veel moeite kosten, terwijl de impact daarvan marginaal is, denk er dan goed over na of je hier de focus op wilt blijven leggen in deze periode.

Hoe laat ik mijn project efficiënt en effectief doorlopen vanuit huis?2020-03-26T21:40:51+00:00

De Corona-crisis zorgt er voor dat jouw project op een behoorlijk andere manier moet worden aangevlogen. Iedereen werkt vanuit huis, er zijn dus geen fysieke meetings, geen korte momentjes om informeel bij te praten en geen sturing vanuit de vloer. Wel zijn er skype-meetings, lange dagen achter je beeldscherm en een onzekere wereld om je heen.

Om te zorgen dat het project dat jij leidt zo efficiënt en effectief mogelijk door kan lopen, zijn er een aantal zaken goed om in acht te nemen en op te volgen.

  • Zet het team zijn kracht. Jij bent de bewaker van de doelen, bepaalt de structuur en houdt het teammoraal in de gaten. Daarnaast kan je samen mét het team de inhoud hiervan bepalen. Door het team hierbij verantwoordelijkheid te geven, krijgen ze het gevoel ook echt een stuk in control te zijn van het project. Hiermee creëer je een stuk saamhorigheid, maar nog belangrijker: een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Dit zal resulteren in, ondanks de lange dagen thuis werken, deadlines en doelen die behaald zullen worden.
  • Stel doelstellingen en deadlines in samenspraak met het team bij. Meer dan ooit moet je realistisch zijn in wat je vraagt. In een onzekere tijd door het virus en door nieuwe impulsen voor medewerkers vanwege het thuiswerken, moet je goed kijken wat wel en vooral wat ook niet haalbaar is voor het team. Prioriteer taken samen met je team.
  • Maak een plan en hou je daaraan. Natuurlijk kunnen er nieuwe richtlijnen worden opgesteld vanuit de overheid waardoor je bepaalde zaken aan moet passen, maar duidelijk en een vaste structuur is op dit moment voor elke medewerker binnen het project zeer gewenst. Denk dus in dit geval niet alleen na over plan A, maar ook over plan B. Wat ga je bijvoorbeeld doen als een medewerker, of zelfs jij, wegvalt vanwege ziekte? Schrijf de scenario’s uit en bereid je medewerkers hierop voor. Realisme is hierbij cruciaal. Het is een onzekere tijd, stel je hierop in.
  • Let goed op je team. Wees zelf transparant en duidelijk in je communicatie, in wat er nu speelt, in wat ontwikkelingen zijn (zowel voor je project als voor de samenleving). Meer dan ooit wordt leiderschap van je verwacht. Kijk vooral ook verder dan de inhoud. Bel je medewerkers regelmatig op, ook degene naar wie je normaal geen omkijken hebt. Hou in de gaten wat er speelt, zowel zakelijk als privé. In tijdens als deze is het van groot belang om iedereen bij elkaar te houden.
Hoe houd ik mensen op afstand gemotiveerd?2020-03-26T09:44:21+00:00

Communiceer regelmatig

Geen enkel van je teamleden heeft op dit moment de mogelijkheid om deel te nemen aan de gebruikelijke koffiepraat of even bij elkaar langs te lopen om te checken waar iedereen mee bezig is. Dit maakt het nu des te belangrijker om met elkaar te blijven communiceren. Hierbij is de regel dat het vaak beter is om te veel te communiceren dan het contact te verliezen en geen duidelijk inzicht te hebben in elkaars werkzaamheden. Niks is zo frustrerend en demotiverend als dubbel werk doen.

Geef positieve feedback

Probeer een manier van communiceren te vinden waarmee je voorkomt dat teamleden alleen van hun managers horen wanneer er meer werk te doen is of wanneer er iets niet goed is gegaan. Dit gebrek aan positieve feedback zorgt namelijk voor een verminderde motivatie. Probeer bewust bezig te zijn met het geven van positieve feedback en lof aan je teamleden. Juist in deze tijd van thuiswerken is het belangrijk dat teamleden zich gezien en gewaardeerd voelen.

Vraag je teamleden waar ze behoefte aan hebben

Ieder teamlid is weer anders. De een heeft behoefte aan dagelijkse afstemming en korte lijntjes, de ander zal het fijner vinden om de hele dag door te kunnen werken zonder onderbrekingen. Bespreek met elkaar waar de behoeftes liggen, zowel individueel als op teamniveau en probeer hier zoveel mogelijk rekening mee te houden. Op deze manier voelt iedereen zich gehoord en gesteund wat bijdraagt aan de motivatie!

Hoe houd ik verbinding met mijn teamleden?2020-03-26T21:41:31+00:00

 1. Zoek elkaar dagelijks op.
“Videobel je collega’s en vraag hoe het met ze gaat’ zegt Stacy Torres, socioloog aan de University of California, San Francisco. Onderzoek laat namelijk zien dat, na fysiek contact, videobellen het meest bijdraagt aan een gevoel van verbinding in vergelijking met op tekst gebaseerde communicatie zoals e-mail, chatten en appen.
 
 2. Check of iemand hulp nodig heeft.
  Neem contact op met je collega’s en vraag of je ze ergens mee kunnen helpen?
  Dr. Murthy (voormalig chirurg-generaal van de Verenigde Staten) zegt in zijn boek ‘Together: The Healing Power of Human Connection in a Sometimes Lonely World’: “Iemand helpen kan een ongelooflijk krachtige ervaring zijn die niet alleen een verbinding tussen mensen vormt, maar ook voor onszelf bevestigt dat we waarde toevoegen.
 
 3. Bespreek met elkaar de gevolgen van de huidige maatregelen, zowel privé als zakelijk.
Denk hierbij aan vakantieplannen die je hebt moeten opgeven, project kansen die on hold gezet zijn of het grote verjaardagsfeest dat je hebt moeten verzetten. “Dit is een moeilijke tijd voor velen van ons, omdat we als mens graag controle hebben over onze omgeving”, zegt gezondheidspsycholoog Amy Sullivan. Door sociaal te blijven in tijden van onzekerheid kunnen we enige controle over ons leven behouden. Praat met je collega’s over dit soort dingen. Dit helpt om deze gevoelens te verwerken en de stress verlichten.

Hoe kan ik mijn team (of het team elkaar) op afstand effectief informeren?2020-03-26T09:12:59+00:00

Zorg voor optimale transparantie, met jezelf als het ultieme voorbeeld. Dus kom met een dagelijkse update van het werk, van de corona-crisis of van wat dan ook dat je met je team afspreekt. Spreek in de weekstart af wat, via welk medium en hoe vaak je met je team informatie wilt delen. Zorg hierin voor een vaste wekelijke structuur, zodat iedereen van elkaar op de hoogte blijft en iedereen op afstand weet waar hij of zij aan toe is.

Het belangrijkste in deze tijd van social distancing is dat er open, duidelijk en volledig wordt gecommuniceerd.

Hoe begeleid ik een online weekstart?2020-03-26T09:09:15+00:00

Het begeleiden van een online weekstart, vraagt natuurlijk een ietwat andere aanpak dan een fysieke. Geef aan het begin van de weekstart duidelijk aan wat de afspraken zijn tijdens de weekstart. Hierbij trap je af met de behaalde resultaten van de vorige week en de doelen van deze week. Vervolgens krijgt elke medewerker (afhankelijk van de grootte van het team) maximaal 5 minuten spreektijd, waar deze kan aangeven wat hij of zij vorige week heeft gedaan, deze week wil gaan doen, of hierbij nog blokkades zijn en een eventuele hulpvraag aan collega’s kan stellen. Hierbij zorg jij ervoor dat het kort en bondig blijft en collega’s niet gaan uitweiden of dat er een discussie ontstaat. Aan het eind van de weekstart is er nog ruimte voor vragen aan elkaar. Je wilt het overzichtelijk houden, noteer wie er een vraag heeft en geef zo iedereen de ruimte om die na elkaar te stellen. Ten slotte is de evaluatie hier belangrijker dan ooit. Het is voor iedereen nieuw, dus ga na wat mensen wel en niet fijn vinden!

Hoe monitoren we onze KPI’s, betrekken we het team en houden we ze ook betrokken?2020-03-26T21:43:48+00:00

Met vrijwel alle medewerkers die op afstand werken, is het een grote uitdaging om het team betrokken te houden zodat we met z’n allen, ondanks de crisis, toch zo productief mogelijk kunnen blijven.

Een aantal handvatten wordt hieronder gegeven:

  • Zorg dat elke medewerker een werkplek thuis inricht waar deze zich zo goed mogelijk kan afsluiten van de omgeving en kan concentreren op het werk.
  • Monitor dat iedereen binnen het team op de hoogte is van elkaars situatie. Heeft iemand kinderen? Een partner in een vitaal beroep? Er wordt rekening gehouden met elkaar.
  • Help met het stellen van prioriteiten. Plan die telefonische bila in met je medewerker, kijk samen naar de taken en prioriteiten. Hierbij kan je meteen obstakels ophalen die de medewerker ervaart.
  • Laat zien dat je bereikbaar bent voor medewerkers. Ze kunnen dan wel niet je kantoor even binnenlopen, maar voor vragen, opmerkingen of wat voor andere zaken dan ook kunnen ze bij jou terecht.
  • Plan met regelmaat een virtuele teammeeting. Het hoeft niet op te houden bij een weekstart. Je medewerkers zitten de hele dag thuis. Ze kunnen best behoefte hebben om aan het begin of aan het eind van elke dag te laten weten wat ze hebben gedaan, waar ze tegenaan liepen of simpelweg hoe ze zich voelen.